Cơ Cấu Điều Hành

Ngày 20/09/2014, Ban Điều Hành nhiệm kỳ 2 (2014-2017) được đại hội thường niên 2014 biểu quyết chấp thuận với thành phần như sau:

  • Ông Lê Quang Trung, Hội Trưởng
  • Ông Phạm Ngọc Lâm, Hội Phó Nội Vụ
  • Ông Nguyễn Xuân Tự, Hội Phó Ngoại Vụ
  • Ông Châu Xuân Hùng JP, Tổng Thư Ký
  • Bà Nguyễn Phương Châm, Tổng Thủ Quỹ

Hiệp Hội vẫn đuợc tiếp tục hỗ trợ cuả Jesuit Social Services, một cơ sở xã hội cuả Dòng Tên đặt ở cùng điạ chỉ 328 Church st, Richmond, phiá sau nhà thờ St Ignatius, để vẫn có thể dùng cơ sở cuả họ tại đây hội họp vào mỗi thứ năm đầu tháng. Tuy nhiên không có ai trong Ban Điều Hành cuả Hiệp Hội thường trực tại đây để tiếp xúc với hội viên.

Ngay trong phiên họp đầu tháng 10 sau đó, Ban Điều Hành đã chính thức mời thêm hai Phụ Tá đặc biệt cho Hội Trưởng:

  • Phụ tá Luật Pháp: Ông Châu Xuân Hùng JP
  • Phụ Tá Tài Chánh: Ông Vương Thanh Truyền

Đồng thời để phụ giúp cho hai hội phó có:

  • Ông Nguyễn Hữu Lâm, phụ tá Hội Phó Nội Vụ, đặc trách Kế Hoạch và Phát Triển
  • Ông Phan Thanh Giới, phụ tá Hội Phó Ngoại Vụ, đặc trách Truyền Thông

Về các Ban Chuyên Môn, dần dà trong năm vưà qua, có thêm sự cộng tác cuả:

  • Ông Vương Thanh Truyền, Tài Chánh
  • Ông Nguyễn Văn Lý, Hành Chánh & Kỹ Thuật
  • BS Liên On, Xã Hội
  • Ông Nguyễn Hoàng Sơn, Mục Vụ Tâm Linh / Tương Tế
  • Ông Cao Tăng Khiêm, Tiếp Thị.

Vì chưa chính thức có Văn Phòng chính trong thời gian qua, Ban Điều Hành đã đẩy mạnh hoạt động ở các Miền và trong năm qua, tất cả các miền đã hình thành nên được Ban Đại Diện cho Miền cuả mình, làm gạch nối giưã Ban Điều Hành Trung Ương và hội viên ở miền cuả minh.

Hiện nay các trưởng phó miền cho Hiệp Hội gồm có:

Đông Melbourne:Tây Melbourne:
Trưởng:Ông Nguyễn Xuân TựTrưởng:Bà Bùi Thị Nữ
Phó:Ông Cao Tăng KhiêmPhó:BS Liên On
Nam Melbourne:Bắc Melbourne:
Trưởng:Bà Nguyễn Phương ChâmTrưởng:Ông Nguyễn Văn Hinh
Phó 1:Ông Nguyễn ChínhPhó:Ông Nguyễn Văn Quý
Phó 2:Ông Trương Cao Điển

Các Miền đều có văn phòng làm việc để tiếp xúc và gặp gỡ hội viên. Ai muốn tìm hiểu và xin gia nhập vào Hiệp Hội, xin vui lòng liên lạc với văn phòng miền gần nơi mình cư ngụ (xin xem trang Liên Lạc)

CƠ CẤU ĐIỀU HÀNH:

Trong nhiệm kỳ 1 (2011-2014), Hiệp Hội chúng ta trong giai đoạn khai phá với những bước đi chập chững, khởi công với bao nhiêu công khó cuả 12 sáng lập viên. Do đó trong khoảng thời gian này, các sáng lập viên đã hình thành nên Hội Đồng Sáng Lập và sau đó chuyển thành Hội Đồng Quản Trị, để Hội Đồng cùng làm việc song song với Ban Điều Hành qua khuôn mẫu cuả Ban Quản Trị – Điều Hành vì tất cả thành phần nhân sự cuả Ban Điều Hành đều là những sáng lập viên ra Hiệp Hội.

Cơ cấu điều hành này đuợc thay đổi trong nhiệm kỳ 2 (2014-2017) để Hiệp Hội có thể qua giai đoạn phôi thai mà bước vào giai đoạn phát triển, đặt trọng tâm vào phát triển miền là cơ sở hạ tầng với những anh chị thiện nguyện tiếp xúc với hội viên trong miền cuả mình ngay tại điạ phuong mà hội viên và chính mình sinh sống.

Trong chiều hướng này, Hội Đồng Quản Trị đã chấm dứt vai trò điều hành cuả mình cùng với Ban Điều Hành nhiệm kỳ 1. Nhờ đó, cơ cấu hiện nay cuả Hiệp Hội, vai trò cuả các miền được nâng cao hơn với việc hình thành nên Hội Đồng Thường Vụ (Administrative Council) bao gồm Ban Điều Hành đuơng nhiệm, các tiểu ban chuyên môn và các Ban Đại Diện cuả 4 miền Đông-Tây-Nam-Bắc.

Hội Đồng Thường Vụ họp mỗi hai tháng một lần vào tối Thứ Năm đầu tháng từ 6:30 pm đến 9:00 pm, để cùng duyệt những việc trong tháng qua, từ tình trạng nhận hội viên mới đến thu chi tài chánh, những ưu khuyết điểm cuả các việc đã vàđang làm, cũng như chia sẻ những ưu tư và phản ánh cuả các hội viên đến Ban Điều Hành và các miền.

Ngoài phiên họp thường kỳ hàng tháng này, Ban Điều Hành còn tổ chức các phiên họp Ban Điều Hành bất thường khi cần thiết, để luôn tìm cách có những biện pháp thích hợp và kịp thời cho sự phát triển cuả Hiệp Hội.

Ngoài ra, tháng tư 2015 vưà qua, nhân ngày lễ nghỉ dịp Phục Sinh, Hội Đồng Thường Vụ đã cùng gặp gỡ trong một Ngày Hoạch Định (planning day) ở với nhau từ sáng đến chiều, để nhìn lại việc năm qua và nhìn về hướng đi sắp tới cho tài khoá 2015-2016.

Các công việc cuả Ban Điều Hành cũng như Hội Đồng Thường Vụ cho đến nay vẫn chỉ là công việc thiện nguyện. Tuy nhiên nói thế không có nghiã là chỉ có khi rảnh mới nghĩ đến việc làm gì cho Hiệp Hội, mà đó là một việc làm liên lỉ, nhiều khi còn thức đêm làm cho xong, hay ban ngày liên lạc nhau qua điện thoại, qua email để làm cho đến nơi đến chốn các việc cần làm.

Tuổi tác đang dần dà trở thành trở ngại cho những người làm việc vì càng ngày trí nhớ cuả mình càng giới hạn hơn, có những việc muốn làm 10 phần nay chỉ có thể làm đuợc 7 phần là đã mừng lắm rồi. Nếu để ý, quý hội viên thấy có người trong Ban Điều Hành vẫn phải đảm nhận 2 vai trò, như ông Phó Ngoại Vụ cũng là trưởng miền Đông, bà Tổng Thủ Quỹ cũng là trưởng miền Nam. Đó không phải là vì họ muốn ôm việc vào người cho cực thân trong lưá tuổi đáng lẽ phải hưởng nhàn không còn phải lo lắng gì cả, nhưng vì chưa tìm ra đuợc người thay, hay phụ mình cho bớt việc. Do đó nếu quý hội viên nào cảm thấy rằng mình còn chút thời giờ rảnh rỗi, có thể phụ giúp một tay, xin liên lạc với Ban Điều Hành hay Ban Đại Diện miền mình đang sinh sống. Mỗi người chúng ta được Thiên Chuá ban cho một tài năng khác nhau và do đó xin hiệp thông cùng nhau để DANH CHA ĐUỢC CẢ SÁNG.

KẾ HOẠCH TRONG TƯƠNG LAI:

Trong tài khoá 2015-2016, Ban Điều Hành tiếp tục đẩy mạnh việc hoàn chỉnh hệ thống hành chánh & tài chánh, nâng cao việc kiểm soát phẩm chất cuả công việc đang làm, sao cho ngày càng chính xác và có hiệu quả cao. Đồng thời từ ngày 1/10/2015, như trình bày trên, sẽ giới hạn số hội viên mới gia nhập, để có thể tập trung nâng cao sinh hoạt cho các hội viên hiện hữu.

Trong mặt hành chánh, từ việc đã làm trong tài khoá 2014-2015 với mẫu đơn gia nhập mới bao gồm các chi tiết cần thiết, đến tờ khai danh dự có thị thực chữ ký, khi hội viên bổ nhiệm hai người thụ hưởng tiền trả trong Quỹ Bác Ái khi mình qua đời, các mẫu đơn khác cũng đang đuợc dần dà thay đổi cho đúng theo yêu cầu cuả luật pháp tại tiểu bang Victoria, nơi chúng ta đang sinh hoạt.

Ban Điều Hành cũng tìm cách cập nhật Bản Điều Lệ, Nội Quy Quỹ Tương Trợ Bác Ái cho thích ứng với nhu cầu thay đổi, để Hiệp Hội lúc nào cũng là một tổ chức xã hội cuả người công giáo Việt Nam tại Victoria, được sự tín nhiệm và tin cậy, không những cuả các hội viên mà còn cuả xã hội Úc với môi trường văn hoá đa văn mà chúng ta đang tiếp thu.

Về mặt tài chánh, luôn bảo đảm rằng tiền trao Quỹ Bác Ái cho thân nhân cuả hội viên qua đời sẽ đuợc thực hiện một cách chính xác, và sớm nhất để gia đình người quá cố bớt lo lắng, và yên tâm rằng đã có một số tiền nhận được từ Hiệp Hội, ít ra cũng đủ để trang trải những chi phí căn bản cho việc hậu sự cần thiết.

Đơn vị Miền là nơi Hội Viên tiếp xúc chính khi có việc cần giao dịch với Hiệp Hội, các anh chị thiện nguyện làm việc ở những nơi này là khuôn mặt cuả Hiệp Hội, do đó trong tài khóa 2015-2016, Ban Điều Hành đẩy mạnh việc phát triển miền, để các miền như Miền Nam (& Đông Nam) hiện có trên 500 hội viên sẽ chia thành các nhóm nhỏ cho tiện việc liên lạc và điều hành. Dần dà các miền khác khi số hội viên nhiều hơn cũng sẽ từng bước tổ chức thành các nhóm nhỏ để tạo thêm tình thân mật giữa các hội viên với nhau, với Miền và với chung cả Hiệp Hội; biết rõ nhu cầu của hội viên trong miền để sẵn sàng hỗ trợ bà con khi cần thiết; giảm bớt được chi phí hành chánh cho Hiệp Hội để có thể phục vụ các mặt hữu ích khác cho hội viên.

Sinh hoạt Miền là sinh hoạt làm cho Hội viên ở từng Miền ngày càng trở nên mật thiết với nhau hơn, với Quỹ Tương Trợ Bác Ái trở thành cái đòn bẩy để chúng ta liên kết với nhau trong những công việc tương trợ, không những cho người chết, mà còn cho người sống. Do đó, trong điều kiện cho phép, các ban đại diện Miền tùy theo nhu cầu Miền mà tổ chức thăm viếng các hội viên đau yếu, bịnh tật, cô đơn, hay gặp khó khăn trong miền cuả mình, cũng như các sinh hoạt khác cả về tâm linh vả xã hội.

Với thành phần nhân sự ở miền trong lưá tuổi cao niên, việc làm sổ sách hành chánh và tài chánh dần dà trở thành gánh nặng cho bản thân; đưa đến tình trạng khi trí óc bớt minh mẫn, việc làm dễ sai sót, mất nhiều thời giờ hơn. Ban Điều Hành nhận thấy rằng mình không thể cứ ngồi chờ có được ngân khoản trợ cấp cuả chính phủ thì mới tính chuyện có văn phòng mới, do đó qua phiên họp Ban Điều Hành cuối tháng 7 vưà qua, quyết định tạm dùng Văn phòng miền Đông ở Richmond Information Centre, 110 Elizabeth Street, Richmond làm văn phòng chính, và nâng giờ làm việc tại đây từ 10g00 sáng đến 12g00 trưa ngày thứ năm mỗi tuần, lên thành:

  • Từ 9g30 sáng đến 4g00 chiều mỗi ngày thứ năm và
  • Từ 9g30 sáng đến 12g30 trưa mỗi ngày thứ bảy

Từ ngày 20/08/2015, đã có thư ký văn phòng tại đây trong những ngày giờ trên để tiếp xúc với hội viên và phụ lo các việc hành chánh & tài chánh cuả các miền, nhờ đó các Ban Đại Diện miền có thể có nhiều thời giờ hơn để lo các việc sinh hoạt trong miền cuả mình và có những tiếp xúc gần gũi hơn với hội viên.

Trong chiều hướng đó, Ban Điều Hành tập trung hỗ trợ & phối hợp với các ban đại diện miền tổ chức thánh lễ tạ ơn & sinh hoạt sau thánh lễ, mỗi ba tháng khi đến phiên miền mình chịu trách nhiệm. Chúng tôi mời gọi các hội viên trong miền khi có thánh lễ tạ ơn tổ chức trong miền cuả mình, cùng góp tay với Ban Đại Diện trong việc tổ chức, từ sắp xếp bàn ghế, lo chuẩn bị thánh lễ đến các việc ăn uống, văn nghệ sau thánh lễ. Khi có thánh lễ tạ ơn ở miền khác, nếu có phương tiện di chuyển xin sẵn lòng chở giúp, nhất là với các bác cao niên, ước ao tham dự thánh lễ mà không có phương tiện đến.